Con Banca Etica abbiamo gestito ingressi e voto elettronico in assemblea a Padova e Madrid, con i soci che per la prima volta potevano votare anche da casa.

Un progetto complesso, una bella sfida da vincere. Questo era quello che la nostra azienda e Banca Etica avevano deciso di portare avanti insieme per l’assemblea del 21 maggio 2016. L’obiettivo era ambizioso: permettere ai soci della banca di partecipare all’assemblea sia fisicamente (in due sedi di Stati diversi, Italia e Spagna) che online. Tutto grazie a un portale dove vedere l’evento in streaming ed effettuare il voto online, da casa. Il tutto contemporaneamente, con dati trasmessi tra le tre “sedi” (Padova, Madrid e il sito Internet) e costantemente aggiornati e verificati. Il nostro software Assemblea doveva essere l’elemento portante di tutto l’evento.

Si è trattata di una vera e propria prima volta. Nessuna sperimentazione, in Banca Etica hanno deciso di far votare così in un’assemblea importante con il rinnovo delle cariche, compreso il Consiglio di Amministrazione. In più, si volevano i dati dei presenti nelle tre sedi costantemente aggiornati e disponibili sul tablet a disposizione del Presidente. Una sfida ambiziosa che è stata vinta grazie all’ottimo lavoro di tutti, per la soddisfazione nostra e dei responsabili della banca.

I nostri team e quelli di Banca Etica hanno gestito il progetto Assemblea in tre fasi:

1. Abbiamo realizzato e pubblicato online il portale per le pre-registrazioni delle presenze dei soci, per registrare quelli che volevano partecipare sia fisicamente che online (con le rispettive deleghe e rappresentanze legali, oviamente).
2. Abbiamo aperto la parte di votazione online sul portale due giorni prima dell’assemblea, così i soci che avevano scelto di partecipare da casa hanno potuto fare le proprie scelte di voto.
3. Sono state realizzate le due assemblee di Padova e Madrid, dove i soci presenti fisicamente hanno utilizzato i televoter (in lingua italiana e spagnola) per votare mentre quelli online hanno utilizzato il portale, seguendo anche l’assemblea in streaming.

Sabato 21 maggio l’evento si è svolto nel migliore dei modi, tutto ha funzionato per il meglio. I piccoli inconvenienti, inevitabili in un progetto di questa portata, sono stati gestiti velocemente attraverso procedure previste in anticipo. Una vittoria dei soci, della banca e anche nostra.