Il 9 settembre 2020 abbiamo organizzato un evento sui CdA online che ha dato la parola ai responsabili degli affari societari e legal counsel. “La digitalizzazione di riunioni e CdA: manager e consiglieri accettano la sfida” era il titolo del webinar, organizzato in collaborazione con Confindustria Emilia Centro. Un’occasione ideale per capire come una piattaforma online per la creazione e la gestione di meeting, ossia CDA ON BOARD, possa aiutare la aziende a lavorare meglio, facendo parlare chi lo utilizza già e spiegando i vantaggi concreti.

Condividere buone pratiche di corporate governance è importante. In una gestione corretta delle relazioni endoconsiliari, la segreteria societaria deve ispirare buone pratiche. Questo approccio è di grande utilità per tutta l’azienda: le relazioni nel Board e con il management sono più positive e aumenta la qualità del lavoro. Ogni soluzione di tipo giuridico e tecnologico che faccia lavorare bene è senza dubbio da promuovere.
CDA ON BOARD è una di queste.

Direttrice degli Affari Legali e Societari di uno dei più importanti aeroporti italiani

L’evento ha fatto capire quali vantaggi tangibili porta la tecnologia alle segreterie societarie, usando come esempio concreto il principale Board Portal italiano, CDA ON BOARD. Per un legale o un General Counsel, agevolare la condivisione delle informazioni tra i consiglieri è un obiettivo prioritario. Questo diventa ancora più importante quando deve gestire importanti operazioni societarie, come la quotazione in borsa. La tecnologia può contribuire a raggiungere questo obiettivo in modo rapido e sostenibile nel tempo.

Un’altra buona pratica di corporate governance trattata durante l’evento è quella di anticipare la condivisione dell’informativa consiliare per far prendere decisioni informate e competenti al consiglio. Usare procedure sicure e, al tempo stesso, semplici permette al board e al management delle aziende di lavorare meglio e di avere il tempo necessario per prendere le decisioni migliori. I consiglieri stessi sono più contenti, hanno più tempo per valutare e decidere e questo dà loro serenità e sicurezza.

Noi non sapevamo di avere bisogno di un software di questo tipo finché non l’abbiamo visto: abbiamo capito subito quanto ci serviva. I processi organizzativi delle riunioni sono a carico degli affari societari, composti da poche persone sulle quali gravano tutte le responsabilità di condivisione e di protezione delle informazioni. L’utilizzo di un software rende tutto più semplice. Si risparmia carta, vantaggio tangibile anche in termini di costi, e si evita di mandare troppe e-mail, aumentando la tutela delle informazioni.

La responsabile della segreteria societaria di un’importante società farmaceutica

Un altro tema approfondito durante l’evento è stato l’approvazione del verbale. Usando una piattaforma tecnologica, i consiglieri hanno a disposizione i documenti, specialmente le relazioni economiche e finanziarie, 3 o 5 giorni prima del CdA. Inoltre, possono valutare anche le proposte deliberative prima della riunione, cosa che aumenta la trasparenza nelle relazioni con il top management. Infine, vedono la bozza di verbale subito dopo la fine del CdA, ancora a mente fresca, e possono dare riscontri migliori. Il tutto senza e-mail, in totale sicurezza.

Con il supporto di piattaforme digitali come CDA ON BOARD, segreterie societarie, presidenti e consiglieri trovano tutto su smartphone, tablet e PC, a portata di mano, ovunque siano. Anche un utilizzo molto semplice di uno strumento di questo tipo porta risultati significativi, che approfondiremo nel corso di altre nostre iniziative. Siamo un’azienda italiana al 100% che sviluppa un Board Portal “tagliato” sulle esigenze delle nostre aziende. La condivisione delle buone pratiche di Corporate Governance in termini tecnologici è un obiettivo prioritario per noi.