Redazione evoluta del verbale e dell’ordine del giorno, nuove funzionalità per proposte di delibera e follow-up, integrazione con i sistemi di videoconferenza. Queste sono le principali novità di CDA ON BOARD. Sono state sviluppate sulle esigenze di tante segreterie societarie e di consiglieri che, potendo organizzare un nuovo CdA digitale, hanno iniziato a lavorare in modo più efficiente e produttivo. Le nuove funzionalità sono disponibili nelle app per tablet e smartphone e via Web: ognuno accede a documenti e dati in totale sicurezza, dove vuole, con il dispositivo che preferisce.

Ascoltare i clienti per migliorare ancora

General Counsel e Responsabili Legali ci hanno indicato come migliorare ancora CDA ON BOARD, piattaforma già usata da tante eccellenze italiane e da numerose società quotate. L’utilizzo frequente di sistemi di videoconferenza causato dall’emergenza è stata un’opportunità: ci hanno chiesto di integrarli nel software, era una buona idea e l’abbiamo sviluppata. Ora al consigliere basta premere il bottone sull’app e partecipa online al Consiglio di Amministrazione, senza dover cercare il link nelle e-mail. Ogni azienda decide quale sistema usare e organizza i suoi meeting online in modo più semplice.

La preparazione del nuovo CdA digitale è più collaborativa

Abbiamo ridisegnato le funzionalità per creare riunioni e ordini del giorno. Le segreterie volevano dare la possibilità ad altri uffici di inserire informazioni sui singoli punti dell’OdG e fare proposte di delibera. CDA ON BOARD ora permette a utenti esterni alla segreteria – CFO/CIO, dirigenti, responsabili di uffici – di farlo in modo semplice e sicuro. Gli utenti accedono in modo profilato, vedono la parte di loro competenza e inseriscono contenuti e documenti. La segreteria supervisiona il tutto e può approvare, respingere e rispondere sulle varie proposte con un’interfaccia dedicata. Niente più e-mail da ritrovare, tutto è sotto controllo.

Anche la gestione delle riunioni è stata ulteriormente migliorata. Il segretario del CdA può condividere, in tempo reale, documenti e presentazioni con i consiglieri mentre si vedono in videoconferenza. In base a quanto discusso, redige la bozza di verbale usando un modello di Word creato automaticamente dal sistema in base alle informazioni già inserite e lo salva all’interno della piattaforma. Quando è pronto, lo può condividere subito e i consiglieri lo vedono nell’app. Questo velocizza l’approvazione del verbale e facilita le attività di verifica dei consiglieri, al fine di prendere decisioni più consapevoli e informate.

In termini giuridici, la responsabilità della redazione del verbale è del Presidente e del segretario del Board. Ma le aziende devono anche condividere buone pratiche di governance. Per questo mettiamo a disposizione dei consiglieri i documenti e anche le proposte deliberative prima della riunione. Loro gradiscono molto questa trasparenza. Nel corso del board redigo il verbale e lo condivido con i consiglieri attraverso CDA ON BOARD, così loro lo rileggono a mente fresca e danno i loro feedback. Insomma, si lavora meglio. Potrei fare tutto via e-mail? Certo, ma meno cose delicate girano via e-mail, meglio è. Non è il mezzo più sicuro per fare queste attività.

Direttrice Affari Legali e Societari dell’Aeroporto di Bologna

Il follow-up: le decisioni diventano attività

Il follow-up successivo alla riunione è un’altra novità. La segreteria societaria può assegnare a richiedenti/assegnatari le attività legate alle decisioni del CdA. Il segretario spiega le scelte con apposite note e può determinare scadenze e pianificazioni. I responsabili hanno scadenze determinate e possono indicare, di volta in volta, le percentuali di completamento sui vari task. Le notifiche via e-mail permettono di avere conferma del corretto andamento del processo. Insomma , si ha il controllo dello stato di ogni attività restando sempre all’interno di CDA ON BOARD.

La nuova versione della piattaforma include tante altre piccole migliorie. Vedere in azione CDA ON BOARD ne spiega i vantaggi molto meglio di tante parole. Se avete 45 minuti, vi facciamo vedere il vostro nuovo CdA digitale.