“Data la situazione che tutti stiamo vivendo, è probabile che i sistemi di videoconferenza, come Teams e Zoom, diventino vostri competitor”. Queste sono le parole di un manager con cui abbiamo parlato di CDA ON BOARD, il nostro software che digitalizza CdA e organi societari.
L’analisi è corretta ma CDA ON BOARD è nato per essere molto di più di uno strumento collaborativo. Oggi è la principale piattaforma di supporto dei più importanti Manager, Consiglieri, Legali e Responsabili Societari italiani per la gestione dei processi di decision making. I vantaggi principali rispetto a un sistema di collaboration: più profilazione, più sicurezza e più personalizzazione.
CDA ON BOARD si integra con i principali sistemi di videoconferenza ma è stato pensato per garantire la massima sicurezza di documenti sensibili, come quelli condivisi in CDA, Comitati e Collegi. Questo è possibile grazie a una profilazione mirata delle persone: ognuno è autorizzato a svolgere solo le mansioni consentite e a vedere solo le informazioni autorizzate dalla Segreteria Societaria. Se un Consigliere non è autorizzato a prendere annotazioni su un documento, con CDA ON BOARD non lo può fare. Inoltre, i documenti sono crittografati e protetti da filigrane, watermark e marker testuali.
L’obiettivo è quello di impedire la diffusione non autorizzata di informazioni confidenziali e, al tempo stesso, di tutelare chi quelle informazioni le usa per prendere decisioni importanti. Gli hub e le piattaforme collaborative non prevedono logiche di profilazione così mirate, sono nate come ambienti collaborativi per condividere informazioni veloci con tante persone. In questo caso, la tutela dei documenti è demandata al lavoro di chi organizza il meeting.
La sicurezza è una priorità per CDA ON BOARD, è stato pensato per proprio per quello. Nella piattaforma tutto è tracciato e sotto il controllo delle segreterie societarie. Si possono creare report e statistiche sugli accessi effettuati, sulle presenze alle riunioni e sulla consultazione di ogni documento.
I sistemi per la collaboration e le videoconferenze sono stati invece pensati per condividere informazioni in modo facile e veloce, come vediamo tutti i giorni. Non ci sono automatismi in grado di proteggere i dati né funzionalità avanzate per creare i report chiesti dal Presidente o dall’Amministratore Delegato. Anche qui, le responsabilità sono demandate alla singola persona.
Chi deve organizzare CDA o riunioni di direzione ha bisogno di un unico strumento, facile e veloce, per fare tutto. Ma deve essere un sistema personalizzato che risponde alle sue esigenze, che tiene conto di consuetudini maturate nel tempo e processi legati a normative, in uno scenario molto fluido. CDA ON BOARD consente di organizzare la riunione, scegliere i partecipanti, redigere l’ordine del giorno, preparare una bozza di verbale, inviare le convocazioni e mettere a disposizione
dei Consiglieri la documentazione esattamente come vuole l’azienda e adattandosi a normative complesse. La tecnologia si adatta all’organizzazione, grazie alle ampie possibilità di configurazione. Con i sistemi di video-conference e collaboration si organizzano riunioni da remoto in modo efficace ma standardizzato, con una personalizzazione minima. Sono stati progettati per soddisfare le necessità di milioni di utenti diversi in stati diversi, non per adattarsi alle esigenze di pochi responsabili con documenti molto importanti. L’organizzazione si deve adattare a uno strumento tecnologico, pur molto semplice ed efficace.
Per chi organizza o partecipa a riunioni strategiche la vera esigenza non è semplicemente condividere informazioni, ma mettere a disposizione e reperire documenti sensibili in modo sicuro e profilato tramite un sistema integrato e semplice da usare in grado di garantire massima tracciabilità. CDA ON BOARD è lo strumento pensato e progettato per fare tutto questo.
