Digitalizzare i processi di un Consiglio di Amministrazione: come si fa? Quante volte ci fanno questa domanda quando presentiamo la nostra soluzione CDA ON BOARD, che permette di creare un vero CdA digitale. Oggi diamo alcune risposte.

Il CdA digitale è una delle sfide tecnologiche che le aziende italiane stanno affrontando. Eliminare centinaia di fogli di carta nelle cartelline è solo il primo obiettivo. Avere una piattaforma tecnologica evoluta che permetta di aumentare anche la sicurezza delle informazioni e il loro accesso da parte dei consiglieri è il vero fine. Digitalizzare vuol dire migliorare il funzionamento del cuore decisionale di un’azienda, il CdA.

Come ha sottolineato Satya Nadella di Microsoft, “la digitalizzazione è ovunque, in ogni industria e in ogni dispositivo”. Anche in ogni CdA, l’organo collegiale al quale è affidata la gestione delle aziende. Per questo, capire come gestire in modo digitale le informazioni importanti di un CdA, risparmiando tempo e costi, è una procedura importante anche per replicarla in altre strutture aziendali. Teoria? No, lo vediamo tutti i giorni. Si parte dal CdA, dopo un anno si gestiscono Comitati, Collegi Sindacali, riunioni di Direzione e, anche, meeting con partner e fornitori.

Come funziona quindi un CdA digitale? In tre modi: digitalizzando i documenti, le riunioni stesse e, in parte, la stessa cultura aziendale.

Digitalizzazione dei documenti

I documenti digitali sono più facili da condividere, da aggiornare e da proteggere rispetto a quelli cartacei. Usando uno smartphone o un tablet, ogni consigliere accede già oggi alla documentazione. Lo fa grazie alle e-mail, strumento utilissimo ma non nato per questo fine. Non ci sono informazioni personalizzate, profilate e protette: le e-mail servono a comunicare le informazioni, non a gestirle.

Una piattaforma dedicata permette di personalizzare automaticamente i documenti inserendo filigrane con il nome del consigliere e la scritta “confidenziale”. Profila gli utenti in modo tale che leggano solo le informazioni a cui devono avere accesso, ottimizzando anche il loro tempo. Protegge i dati con sistemi evoluti, crittografando i documenti alle quali accedere solo con precise credenziali. Il software aiuta le segreterie societarie a essere più efficienti, facilitando notevolmente il lavoro.

Digitalizzazione delle riunioni

L’organizzazione di un CdA è complessa. Si deve garantire “a tutti i consiglieri una partecipazione effettiva e informata ai lavori dell’organo collegiale”. Il presidente deve “coordinare e guidare” le attività del consiglio di amministrazione. Sono tutti processi disciplinati da norme, statuti e regolamenti molto precisi. Per questo, il Presidente deve contare su un team efficiente e strumenti adeguati.

L’utilizzo di un software dedicato permette di organizzare le riunioni in modo più efficace. Le agende e i documenti sono sempre aggiornati, gli avvisi di convocazione vengono spediti automaticamente, le informazioni sono condivise su tablet e smartphone in tempo reale, con un controllo totale di quanto viene discusso. Gli archivi digitali sono sempre disponibili e i contenuti discussi in riunioni passate sono reperibili in qualche secondo.

La redazione del verbale del CdA e la sua distribuzione: un ottimo esempio per capire i vantaggi di un software dedicato. Per prepararlo, si possono usare sistemi di speech-to-text integrati in modo tale da trasformare la voce in testo. Oppure si può usare un sistema analogo a Word per scriverlo, che salva i contenuti in tempo reale. In alternativa, si continua a usare Word e si caricano, alla fine, i Pdf definitivi. Una piattaforma digitale permette anche di distribuire il verbale del Consiglio di Amministrazione in modo più veloce ed efficace. Una soluzione davvero innovativa si adatta ai processi aziendali e li rende più efficienti.

Digitalizzazione della cultura aziendale

La correlazione positiva tra investimenti in digitale e risultati di business è molto stretta. A differenza di qualche anno fa, digitalizzare per le imprese di tutto il mondo è diventato quasi un obbligo più che una scelta. Per questo motivo, i CdA sono ad un bivio anche per la riorganizzazione della governance stessa. La ricerca dell’efficienza è solo una parte dell’obiettivo. Se la governance deve trasformarsi, lo devono fare anche i consiglieri e le persone responsabili dei vari uffici. Non parliamo di tecnologia ma di cultura d’impresa.

Se il CdA decide di utilizzare strumenti tecnologici per migliorare le proprie capacità di creare valore, di gestire i rischi, di decidere le strategie e di assumersi maggiori responsabilità, dà un segnale forte a tutta l’organizzazione. Così come lo fanno i Legali e gli uffici degli Affari Societari, che decidono di gestire informazioni rilevanti per la vita stessa dell’organizzazione in modo nuovo, più efficace e produttivo. Chiaramente, è una sfida a procedure solide e ben rodate, a consuetudini radicate nella storia stessa di un’azienda. Ma chi digitalizza, i CdA così come tante altre attività, non torna mai indietro. Mai.

La nostra soluzione CDA ON BOARD ce lo dimostra tutti i giorni: digitalizzare i processi del CdA “cambia la vita” ai manager e ai consiglieri.