Una visione globale del vostro gruppo.
Una gestione digitale di controllate e partecipate.
Gestire controllate, partecipate, poteri, documenti e scadenze con un’unica piattaforma di Entity Management. GROUP ON BOARD offre una vista completa sull’organizzazione e si interfaccia con i dati delle Camere di Commercio.
Un potente software di segreteria societaria che vi supporta nel monitorare gli organi sociali e lo scadenziario. Integra un repository documentale, con funzionalità di AI, utile anche per le esigenze di Compliance.
Una piattaforma di Corporate Secretarial Software (CSS) nata per soddisfare le necessità delle segreterie societarie italiane ed europee. GROUP ON BOARD permette di avere una vista complessiva su tutte le società (entità legali), che siano controllate o partecipate. La dashboard è intuitiva e ti offre un monitoraggio completo sulle strutture societarie complesse, inclusi gli organi sociali con lo scadenziario dei ruoli (e alert via e-mail). Ogni utente accede in modo controllato e profilato (Role-Based Access Control, RBAC) per garantire elevati livelli di sicurezza delle informazioni e di efficienza operativa. Sono integrate anche funzionalità di audit trailper la completa registrazione delle varie azioni compiute. Tutto questo facilita la gestione della Compliance con la normativa italiana ed europea.
La piattaforma fa parte della Governance Suite e ti consente di gestire l’organigramma del gruppo e di tutte le società che vi fanno parte, aggiornandolo in modo automatico. Puoi segmentare le aziende per regions/aree di attività, per tipologia (partecipate/controllate) e molto altro. Il software permette di storicizzare le informazioni e ricercarle per determinati periodi di tempo, come nel caso degli organi sociali, degli immobili o dei poteri. In questo modo, aumenta l’efficienza nella gestione della Corporate Governance da parte del team legale e degli affari societari. L'intelligenza artificiale è integrata in varie funzionalità di GROUP ON BOARD.
Tutti i documenti sono gestiti in modo centralizzato, con un repository molto semplice da consultare. Con GROUP ON BOARD puoi gestire documenti standard e modulistica, con funzionalità di caricamento massivo. Se serve un’informazione, ci sono la funzionalità di ricerca full-text e di indicizzazione con l'AI (RAG) per "interrogare" il software. In più, GROUP ON BOARD può verificare i propri dati con quelli ufficiali della Camera di Commercio e della società consortile InfoCamere (registro delle imprese). Insomma, è uno strumento sicuro e collaborativo, molto scalabile per soddisfare le esigenze di grandi aziende e gruppi, italiani e internazionali.
Come tutti i software di X DataNet, prevede un'interfaccia localizzata in base alla lingua dell'utente (soluzione multi-lingua). Prevede anche un accesso da parte di soggetti esterni (consulenti, notai) per consultare le informazioni in modo segregato e sicuro. Il supporto e l'assistenza vengono fatti da team attivi nella sede italiana. Il software viene sviluppato in base alle esigenze documentali previste dalla normativa italiana (verbali, estratti, deleghe) ed è pienamente conforme a quanto previsto dalle normative in tema di privacy/GDPR. Una piattaforma che si adatta molto bene alle esigenze di Compliance normativa.
GROUP ON BOARD è una piattaforma di Entity Management Software (EMS) che permette di gestire e supervisionare le informazioni legati alla holding e alle società controllate e partecipate. I dati sono consultabili attraverso un’unica interfaccia per avere una visione globale di tutte le società del gruppo. Grazie alla profilazione degli utenti e alla robustezza del software, è possibile ottenere la massima protezione delle informazioni.
La piattaforma dispone di un archivio documentale che raccoglie le informazioni di tutte le società, quelle attualmente disperse in tante cartelle. Il team legale può così verificare le informazioni su sedi, filiali, organi e partecipazioni. Il software permette di generare organigrammi relativi alla struttura dell’intero gruppo ("societogrammi"), aggiornati in tempo reale o riferiti a un certo periodo della storia aziendale. Una potente soluzione di Legal Entity Management (LEM) fatta "su misura" per il mercato italiano ed europeo.
GROUP ON BOARD permette di monitorare deleghe, procure e poteri per il compimento di atti aziendali, assicurando un controllo chiaro su chi attua le decisioni, in relazione alla struttura organizzativa e agli obiettivi aziendali. È possibile tenere traccia delle procure e deleghe attive e dei limiti ad esse associati, con uno strumento di facile consultazione.
Il software consente una supervisione delle scadenze dei poteri per i vari responsabili, assistendo il team legale nel tenere sotto controllo tutte le deadline. Questo evita alla società di gestire il rischio di onorare impegni assunti da propri collaboratori al di fuori dei propri ambiti di autonomia decisionale o al superamento di determinate tempistiche, con notifiche di aggiornamento via e-mail.
GROUP ON BOARD un calendario integrato che traccia tutte le scadenze societarie importanti – ad esempio rinnovi dei consigli di amministrazione, termini per assemblee dei soci, scadenze normative – inviando notifiche automatiche via e-mail per ricordare le attività imminenti. In questo modo la segreteria societaria non “buca” alcuna scadenza critica, riducendo i rischi di non essere compliance.
Le scadenze, oltre a essere segnalate all’interno del software, possono generare apposite notifiche via e-mail che vanno a informare i vari responsabili aziendali. Questo permette di gestire i poteri (e i limiti di spesa ad essi correlati) con un presidio sempre aggiornato, evitando di esporre l’azienda, ed i suoi rappresentanti, a molteplici rischi, legati anche a impegni onerosi verso terzi.
Registrazione dati di voto (favorevoli, contrari e astenuti) con un’app per smartphone che legge il QR Code del biglietto d’ingresso del socio.
Il sistema fa una verifica incrociata con le informazioni già salvate nel software (presenti, votanti., etc etc.).
Il software mette a disposizione report immediati per presentare le informazioni legate alle votazioni.
La soluzione si integra con le procedure organizzative della banca (supporta il lavoro degli scrutatori, non sostituzione l’attività l’attività).
Registrazione dei dati di voto attraverso lo spoglio delle schede cartacee con scanner professionali a lettura ottica e verifica incrociata con le informazioni già salvate nel software (presenti, votanti., etc).
Registrazione dei voti attraverso procedura automatica del software in base alle regole stabilite a priori. Gli scrutatori e il personale incaricato verificano le schede dubbie direttamente a video. Si possono anche valutare schede a campione , per verificare la correttezza delle analisi dei voti.
Fase di scrutinio molto più veloce di quello manuale, dall’apertura delle urne fino alla redazione della reportistica finale.
Disponibilità di report immediati per presentare le informazioni legate all’esito delle votazioni.
Registrazione dei dati di voto ottenuti automaticamente in base alle scelte fatte con dispositivi wireless(televoter) e verifica incrociata con le informazioni già salvate nel software (presenti, votanti., etc etc.).
Voto e scrutinio effettuati in un minuto con esiti disponibili subito e pubblicabili su maxischermo e su report cartacei.
Possibilità di gestire vari tipi di voto, da favorevoli/astenuti/contrari all’elezione di candidati (come il rinnovo delle cariche sociali).
Possibilità di effettuare sondaggi per avere le opinioni dei presenti su questioni importanti per l’azienda.
Disponibilità di report immediati per presentare le informazioni legate a votazioni e sondaggi.
Registrazione del voto e scrutinio eseguiti in tempo reale attraverso l’utilizzo di schermi touch screen ( Voting Box) che sostituiscono le schede cartacee.
Possibilità di votare le opzioni o i candidati presenti con un semplice tocco delle dita sullo schermo schermo.
Procedura guidata che supporta il socio in ogni fase del voto.
Disponibilità di report immediati sull’esito delle votazioni.
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