Organizziamo assemblee dei soci e degli azionisti da oltre vent’anni. Sappiamo bene, per esperienza diretta, cosa voglia dire gestire le registrazioni di centinaia di persone in pochi minuti. Oppure monitorare il quorum di una straordinaria in tempo reale ed effettuare uno scrutinio rapido e preciso per dare i risultati in tempi accettabili.

Gestiamo tutti gli anni assemblee con voto online, con voto elettronico, col supporto di app per smartphone e con scanner. Per cui, oltre al punto di vista tecnologico, abbiamo esperienza di lavoro, fianco a fianco, con i nostri clienti. Ci è sembrata una buona idea dare qualche consiglio a un’organizzazione che voglia migliorare i propri processi di gestione di un’assemblea.

Ogni assemblea è unica, specialmente quando si vota

Leggiamo ogni giorno che il voto online è il futuro prossimo, che in Estonia si fa già così alle politiche. Tuttavia, regole auree non ne esistono: ogni assemblea fa storia a sé e si deve partire dal caso specifico per scegliere la modalità ottimale. Noi gestiamo assemblee con voto online da anni ma, per tanti nostri clienti, non è la metodologia ottimale. Dipende dal numero degli aventi diritto, dalla tipologia di votazioni e da tanti altri parametri oggettivi.

Per alcune aziende, le schede di carta rappresentano ancora la soluzione più semplice. Per questo si possono usare scanner professionali per velocizzare, e rendere più precise, le operazioni di scrutinio. Per altri, il televoto è l’opzione migliore: se si ha un numero limitato di soci e azionisti presenti fisicamente, si consegnano dispositivi dedicati e loro votano, con risultati disponibili in tempo reale. In altri casi sono gli smartphone o le cabine elettorali elettroniche le soluzioni ottimali. L’unica scelta sempre valida? Affidarsi a partner esperti, con referenze solide.

L’ottimizzazione dei processi assembleari deve essere, a nostro parere, il primo obiettivo di un’analisi tra i costi da sostenere e i vantaggi da ottenere. Per quello, ogni assemblea fa storia a sé e va analizzata nel dettaglio. Perché conta il valore del servizio e quello va spiegato sempre in modo chiaro e personalizzato. La responsabilità hanno un peso.

Guardare al costo ma anche al valore del servizio Assemblea

Una delle prime domande che ci viene fatta da un ente o un’azienda è “quanto costa il vostro supporto?” il che è comprensibile visto che si parla di un servizio. Il tema è complesso e vogliamo approfondirlo. Ci sono costi quantificabili (i PC per gli ingressi, le stampanti, il personale di supporto, etc.), certo. Ma anche costi non quantificabili.

Quanto vale per un cliente avere i risultati delle votazioni in un minuto invece che in ore di scrutinio manuale? Quanto si risparmia ad avere personale specializzato che ci aiuta a gestire gli ingressi senza che si crei una singola coda? Quanto pesa la soddisfazione di un socio/azionista che può votare stando comodamente seduto al suo posto con un televoter?

La tecnologia conta, le persone contano di più

In un’assemblea, i piccoli momenti di tensione ci sono sempre: i primi ingressi, le prime votazioni, l’esito degli scrutini. La tecnologia fa tanto e siamo i primi a sostenerlo. Ma quello che fa la vera differenza sono le persone in grado di aiutare i clienti a gestire quei momenti. Professionisti preparati a tante situazioni nuove perché hanno “vissuto” centinaia di assemblee e, negli anni, hanno sviluppato nuove procedure per ottimizzare quelle casistiche che per il cliente sono nuove. Esperti non solo di software e hardware ma anche di flussi di persone, di comunicazione dei dati e di problem solving.

Noi investiamo tanto in queste persone perché sono il nostro vero valore aggiunto. La crescita delle possibilità tecnologiche è stata notevole in questi anni ma i nostri ragazzi hanno una priorità: mettersi nei panni del cliente prima di sviluppare progetti di Ricerca & Sviluppo. I nostri clienti lavorano con noi da tanti anni perché hanno fiducia in noi come professionisti, come consulenti, come persone che per un giorno li aiutano a risolvere ogni problema.