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Rappresentante Designato e assemblee a distanza, come fare? L'esperienza di X DataNet

Le assemblee dei soci con Rappresentante Designato e quelle a distanza sono diventate una necessità per le aziende italiane. Le normative del 2020 hanno esteso queste modalità di gestione per rispondere a una necessità imprevista: non poter organizzare eventi assembleari in presenza. X DataNet gestisce assemblee da più di 23 anni e mette in campo questa esperienza per offrire risposte efficaci e veloci a banche, associazioni, consorzi, cooperative, federazioni sportive e molte altre organizzazioni.

Assemblea con Rappresentante Designato

L'organizzazione dell’assemblea attraverso l’utilizzo del Rappresentante Designato è prevista ai sensi dell’art. 135 undecies del D. Lgs . n. 58/1998 e dell’art . 106 del Decreto Legge n . 18 del 17 marzo 2020 (vedi qui). In sostanza, l’organizzazione incarica un legale che raccoglie le deleghe e le istruzioni di voto dei soci/azionisti al fine di rappresentarli in assemblea. Questa modalità, tipica delle società quotate, è stata messa a disposizione di società, associazioni e cooperative per consentire il regolare svolgimento della prossima assemblea.

La piattaforma web "Assemblea" supporta il lavoro del Rappresentante Designato. L’organizzazione può incaricare una figura sul territorio di fiducia oppure il legale con cui collabora X DataNet. Grazie al sito web, i soci accedono alle informazioni e alle deleghe di voto in modo profilato, con possibilità di scaricare i documenti, procedere - ove consentito - con la compilazione on line e porre domande. Il Rappresentante Designato, a sua volta, con il supporto di X DataNet può verificare le deleghe di voto e procedere con lo scrutinio, sia in caso di documenti digitali che cartacei, avendo a disposizione in tempo reale i report da presentare in assemblea.

Assemblea a distanza

Il Decreto Legge n . 18 del 17 marzo 2020 ha consentito a tante società (società per azioni, in accomandita per azioni, a responsabilità limitata, cooperative e mutue assicuratrici) di svolgere l'assemblea a distanza, utilizzando mezzi di telecomunicazione che garantiscano comunque la partecipazione degli aventi diritto. Soci e azionisti possono esprimere il proprio voto in via elettronica o per corrispondenza. L'intervento in assemblea può essere fatto mediante mezzi di telecomunicazione, anche in deroga agli statuti.

La piattaforma web "Assemblea" permette di gestire le assemblee a distanza. I soci possono partecipare e votare in diretta durante una Assemblea Online, vedendo in streaming lo svolgimento delle attività. Inoltre, lo stesso sito può essere usato per il voto per corrispondenza: invece di dover scaricare, stampare, compilare e inviare le schede di voto entro i termini stabiliti, il socio accede al portale quando vuole (il sito può restare aperto tutto il tempo necessario) e compila la scheda digitale. Lo scrutinio è fatto in modo automatico dal sistema. Non si usa carta e non c'è la necessità di sostenere spese di spedizione.

X DataNet: un unico partner per ogni assemblea

X DataNet offre il servizio più completo per le assemblee soci a livello italiano. Pensando al presente ma soprattutto al futuro, Assemblea include anche la gestione delle assemblee in presenza. La soluzione integra sistemi di votazione con televoter, cabine elettorali elettroniche e gestione del voto palese via smartphone. Ogni azienda ha un servizio su misura per soddisfare le sue esigenze, garantito da una società con esperienza specifica su questi eventi.

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