“Noi gestiamo i documenti del nostro CdA con una Virtual Data Room”. Si tratta di una situazione che vediamo spesso: lo spazio online usato per condividere i documenti legati a importanti operazioni societarie (la Virtual Data Room) viene adattato per salvare ordini del giorno e PDF di Consigli di Amministrazione, Comitati, Organismi di Vigilanza e altre riunioni.

Come spiega una ricerca di Gartner, le virtual data room e i Board portal devono soddisfare analoghe esigenze riguardo ai requisiti di sicurezza e a livello di compliance. Questa scelta, dice sempre Gartner, deve essere però inquadrata in una più ampia strategia di collaboration sui contenuti. Alcune organizzazioni possono decidere di affrontare questa sfida con un’unica soluzione software, ritenendolo un modo economico e flessibile di rispondere a un’esigenza. Una scelta comprensibile. Ma si tratta anche di una risposta ottimale? Secondo noi di X DataNet non lo è. Spieghiamo anche il perché, in tre punti.

Le riunioni non sono solo documenti condivisi

Una soluzione di digitalizzazione delle riunioni, dai CdA in giù, deve unire una piattaforma di meeting management a una di condivisione dei documenti. La Virtual Data Room è pensata per gestire progetti e documenti, non riunioni. Non prevede funzionalità specifiche per invitare i consiglieri, gestire le votazioni e preparare i verbali. Per questo, costringe i responsabili degli Affari Societari, i segretari e i legali a continuare a usare altri strumenti, in primis le e-mail. Questo riduce nettamente l’impatto positivo in termini di efficienza e riduzione di tempi sull’organizzazione. Si continuano a usare tanti strumenti che tra loro, per forza di cose, sono poco collaborativi.

I CdA devono avere soluzioni dedicate, non compromessi

Il Consiglio di Amministrazione è l’organo che guida l’organizzazione di una società e ne determina le scelte strategiche. I comitati esecutivi devono supportare il CdA esprimendo pareri e prendendo decisioni molto rilevanti per le strategie aziendali. Gli organismi di vigilanza devono poter operare in autonomia per richiedere informazioni agli amministratori, condurre ispezioni e controlli. Ogni organo ha processi specifici che integrano quanto previsto dalle normative e da procedure e consuetudini specifiche di ogni azienda.

Ogni tipologia di riunione deve avere soluzioni dedicate per rendere veloce ed efficiente il lavoro. Le segreterie hanno tempi stretti per la preparazione dei meeting e ogni funzionalità dev’essere ottimizzata per le loro esigenze. Una Virtual Data Room non è stata pensata per questo.

Le funzionalità specifiche hanno un’importanza decisiva

Nelle Virtual Data Room, una delle funzionalità più importanti è quella delle Q&A (o Discussion): tanti utenti esterni a chi organizza la data room virtuale devono poter fare domande e avere risposte in tempi brevi su progetti di M&A, documenti legati ai NPL (crediti deteriorati) e cessioni di rami d’azienda.

Nelle soluzioni digitali per i CdA, le Q&A sono presenti ma non sono decisive. Sono invece fondamentali le funzionalità di condivisione dello schermo del Presidente e del segretario per discutere un punto di un documento. Anche la redazione automatizzata del verbale e la compilazione online di questionari e modulistica per esigenze specifiche (pensiamo alle parti correlate) sono feature molto usate e molto utili.

I software che “fanno tutto” spesso non fanno bene quello che mi serve davvero. E io ho poco tempo.

Il segretario di un importante CdA di un’azienda italiana

Un caso reale: noi di X DataNet

Noi abbiamo deciso di realizzare due soluzioni, una per digitalizzare i CdA e le riunioni (CDA ON BOARD) e una per gestire le Virtual Data Room (BLIN DATA ROOM). Si tratta ovviamente di una nostra scelta, che non è giusta o sbagliata a priori. Tuttavia, appare evidente che sarebbe stato più facile ed economico per noi sviluppare un unico progetto. Abbiamo scelto la strada più difficile: perché?

La risposta è che questa scelta ci avrebbe portato a rinunciare ad alcune peculiarità che sono diventate decisive nella scelta di uno dei due software. Quelle derivate dai consigli che ci hanno dato Legal Counsel, Presidenti, consiglieri, analisti e tanti altri professionisti che collaborano con noi. E che usano le nostre soluzioni tutti i giorni, anche in modi che noi stessi non avevamo pensato. L’attenzione al cliente difficilmente può prevedere compromessi