Selezionare la data room giusta per le proprie due diligence, dove archiviare le informazioni relative a importanti attività societarie, non è facile.

Pensiamo ai contratti di credito (e alle relative garanzie) che sono diventati crediti deteriorati (NPL, Non Performing Loans). Serve una piattaforma online riservata e sicura, disponibile per un tempo limitato, che permetta agli advisor di visualizzare tutte le informazioni sulle posizioni creditorie oggetto di cessione e analizzare tutti i documenti messi a disposizione in modo facile ed efficace. Oppure pensiamo al mercato M&A, dove la data room deve permettere agli offerenti di disporre di un ambiente  molto sicuro e che garantisca loro livelli ottimali di riservatezza. Ricordiamo che nel primo semestre 2018 in Italia si sono chiuse 333 operazioni di M&A, per oltre 31,5 miliardi di euro di valore. Un mercato di primaria importanza a livello europeo.

Quali sono i vantaggi che una data room “allo stato dell’arte” deve offrire? Ne vogliamo evidenziare cinque.

I cinque requisiti di una virtual data room

Semplice da usare

Quando si tratta di gestire fusioni, negoziazioni e offerte, il tempo è il fattore più importante. Per questo serve semplicità d’uso. Non è pensabile di fare corsi di formazione per tante persone di aziende diverse, serve una piattaforma intuitiva, personalizzata ed essenziale. Ognuno deve vedere solo la documentazione digitale a lui riservata, sempre aggiornata e disponibile 24 ore al giorno. Si ottimizza il tempo di ognuno e, nel caso, si mettono a loro disposizione funzionalità evolute di discussion (chat, configurabili) e di Q&A.

Nessuna installazione, disponibile via Web

La data room virtuale deve essere accessibile online, non deve essere necessario installare nulla. Gli utenti abilitati devono essere liberi di usare qualsiasi browser per accedere, ovunque siano. Anche chi carica i documenti deve poterlo fare online, avendo magari funzionalità automatiche di trasformazione dei Word in PDF.

Utilizzabile con dispositivi mobili

Poter accedere a una Virtual Data Room ottimizzata per essere usata con tablet e smartphone è ormai una condizione necessaria. Il dispositivo, che sia un PC portatile o un device mobile, non deve essere più un fattore rilevante: tutto deve funzionare allo stesso modo e con le stesse funzionalità.

Veloce

La ricerca di documenti e report nella VDR deve essere resa più veloce possibile. Un’organizzazione minimale e intuitiva delle informazioni è un vantaggio tangibile. Devono essere inoltre disponibili modalità di ricerca avanzata molto potenti e “full-text” per trovare velocemente i dati che servono dentro a cartelle e documenti.

Costi contenuti

Con le possibilità garantite dalle odierne piattaforme cloud (come Microsoft Azure) per le Virtual Data Room, parametri come il numero di utenti e lo spazio dati non possono più incidere sul prezzo. L’unico fattore che conta è il tempo che la data room virtuale deve restare online. Per questo, una piattaforma di VDR di concezione attuale deve avere costi adeguati alle disponibilità tecnologiche odierne.

Esperienza nelle Virtual Data Room

Abbiamo una grande esperienza di data room perché abbiamo sviluppato una piattaforma tutta nostra, BLIN DATA ROOM, che ci sta dando grandi soddisfazioni. Sappiamo cosa ci chiedono i clienti e cerchiamo di alzare sempre l’asticella, proponendo nuove funzionalità ogni anno. Questo vuol dire investire tanto in R&D e, soprattutto, nei nostri ragazzi. Quelli che supportano i clienti nella gestione delle loro due diligence.