Cos’è una data room? Cosa la differenzia da un servizio di cloud sharing? Perché è meglio usare una virtual data room per condividere i documenti in una due diligence? Andiamo con ordine per approfondire la questione.
Secondo recenti studi, i sistemi maggiormente utilizzati per la condivisione di documenti e informazioni aziendali sono i servizi di cloud sharing, con applicazioni come Dropbox e Google Drive. Questo accade anche nel caso delle due diligence: sono servizi già disponibili, semplici da usare e non si deve perdere tempo in ricerche o installazioni software. In più, hanno costi bassi e accessibili. Un mercato in crescita costante: si prevede di arrivare a 10,94 miliardi di dollari per il 2023.
Essendo basati sulla stessa tecnologia, le Virtual Data Room e i servizi di cloud sharing possono sembrare simili in termini di funzioni e vantaggi ma ci sono differenze fondamentali da valutare per un’azienda. Vediamole insieme, partendo da un caso pratico.
I servizi di cloud sharing sono stati creati per la semplice e veloce condivisione di file tra le persone e solo successivamente sono stati adattati alle esigenze aziendali. Per questo, la profilazione degli accessi ai documenti è molto semplificata e tutelare la sicurezza delle informazioni può essere complicato (per questo, in molte aziende sono in blacklist). Al contrario, una virtual data room professionale è stata progettata e sviluppata appositamente per assicurare la protezione del dato. Ogni progetto è gestito separatamente ed è accessibile solo tramite credenziali personali, garantendo in questo modo che i documenti di un progetto non siano visibili all’altro.
La personalizzazione dei documenti non può essere fatta con i servizi di cloud sharing. Una Virtual Data Room, invece, prevede funzionalità specifiche per apporre watermark e filigrane ai documenti, automaticamente. Possono essere impostate facilmente ed è possibile identificare univocamente il testo del documento in base all’utente che vi ha avuto accesso. In questo modo, è sempre molto veloce identificare il responsabile che ha accesso al documento.
I servizi di cloud sharing non consentono l’accesso basato sul ruolo utente. Il loro vantaggio principale è la semplice condivisione di documenti con altri utenti, senza esigenze di monitoraggio. Una virtual data room consente di configurare e controllare le informazioni a cui ogni utente avrà accesso, identificandolo come Manager o come User. Permette inoltre di personalizzare ulteriormente le funzioni che questi potranno eseguire sui testi (possibilità di sola visualizzazione, di stampa, di redazione note).
Durante importanti operazioni societarie, il fatto di poter usare funzionalità di Q&A (domande e risposte) o di discussion (con chat profilate) è un vantaggio non da poco. I servizi di cloud sharing non offrono la possibilità di intrattenere chat o conversazioni in merito a documenti condivisi né tantomeno accedere a sessioni di discussion. In una data room, invece, sono funzionalità accessibili e possono aiutare l’utente a chiarire alcune questioni molto importanti in poco tempo.
Per loro stessa natura, i servizi di cloud sharing non possono prevedere funzionalità di configurazione complesse: la facilità d’uso è la loro ragione di essere. Una virtual data room invece è fatta per essere personalizzata in base alle esigenze del cliente. Per questo, è previsto un team di esperti disponibili ad ascoltare ogni esigenza e a dare supporto in qualsiasi fase del processo, con personale qualificato.
La scelta dello strumento di condivisione di documenti adeguato per ogni esigenza è parte importante di ogni attività di business. Non tutti godono delle stesse proprietà e ciascuno di essi ha standard di sicurezza diversi. I servizi di cloud sharing sono ottimi per condividere documenti operativi in vista di una riunione. Una Virtual Data Room è concepita con l’obiettivo di essere estremamente sicura e, al tempo stesso, semplice da usare per tutelare informazioni più strategiche e riservate. Deve prevedere uno spazio dati senza compromessi (150 GB da subito) a disposizione di chiunque voglia mettere la sicurezza e l’affidabilità al primo posto. Come BLIN DATA ROOM, la Virtual Data Room “made in Italy”.
