Whistleblowing: cosa prevede la normativa e quali soluzioni adottare

Il 15 marzo 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legislativo 24/2023 (lo si trova qui) che recepisce la Direttiva UE 2019/1937 (Direttiva whistleblowing). Entrato in vigore il 30 marzo 2023, avrà efficacia dal 15 luglio 2023. Il Decreto ha notevolmente esteso il perimetro di riferimento per l’applicazione della disciplina in materia di whistleblowing, rendendola obbligatoria su larga scala anche nel settore privato oltre che su quello pubblico.

Obblighi e scadenze per le aziende italiane

Il Decreto stabilisce che la nuova disciplina dovrà essere applicata dagli enti pubblici e dalle imprese con queste scadenze:

• Tutti gli enti pubblici si devono adeguare alla norma entro il 15 luglio 2023, ossia a 4 mesi dalla pubblicazione.
• Le società con oltre 250 dipendenti si devono adeguare alla norma entro il 15 luglio 2023, .
• Le società da 50 a 249 dipendenti, si devono adeguare entro il 17 dicembre 2023.
• Le società con meno di 50 dipendenti che “rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti I.B e II dell’allegato” si dovranno adeguare entro il 17 dicembre 2023.
• Le società con meno di 50 dipendenti, che hanno adottato un modello 231, si dovranno adeguare entro il 17 dicembre 2023.

La norma prevede alcune linee guida per gestire il processo in termini di compliance, soprattutto in termini di canali di segnalazione, di responsabili che se ne devono occupare e di tempistiche di gestione delle segnalazioni. Per quanto riguarda quest’ultimo punto, gli enti e le aziende devono assicurare una gestione efficiente di queste procedure:

• invio di un avviso di ricevimento della segnalazione al segnalante entro 7 giorni dalla data di ricezione;
• mantenimento di un canale di contatto con il segnalante che dia la possibilità di richiedere integrazioni;
• fornitura di un riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.

Una soluzione per gestire le segnalazioni ed evitare sanzioni

La norma invita a creare un sistema di gestione delle segnalazioni più efficace possibile. Ogni organizzazione deve definire il processo di segnalazione, definendo i responsabili e organizzando la loro formazione. Inoltre, deve adottare soluzioni tecniche e organizzative che garantiscano la riservatezza dell’intero processo di segnalazione.

Il Decreto prevede che l’ANAC possa applicare sanzioni amministrative pecuniarie (art. 21) fino a 50.000 euro, nei casi in cui accerti che:

• sono state commesse ritorsioni, nel caso in cui la segnalazione sia stata ostacolata (o che si sia tentato di ostacolarla) oppure che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
• non sono stati istituiti canali di segnalazione e procedure adeguate per gestire le segnalazioni (procedure non conformi ai principi della norma o mancato svolgimento delle attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute).

WHISTLETECH, la piattaforma di X DataNet per rispettare le norme

Per gestire in modo efficace il processo di segnalazione ed evitare sanzioni, una scelta ottimale è prevedere una piattaforma dedicata per il whistleblowing. Dotandosi di un sistema dedicato, ogni ente e/o azienda può mettere a disposizione di ogni segnalante appositi questionari da compilare, dando la possibilità di caricare documentazione. L’assegnazione di un codice univoco al segnalante permette al soggetto stesso di avere il canale di contatto previsto dalla norma. Inoltre, tutela il principio di riservatezza e permette di fornire eventuali chiarimenti riguardo alla segnalazione caricata.

La piattaforma WHISTLETECH di X DataNet fornisce a ogni azienda un sistema sicuro e facile da usare per gestire il whistleblowing, rispettando i criteri di riservatezza e anonimato. Multi-lingua e multi-organizzazione, questa soluzione rende impossibile la ricostruzione dell’identità del segnalante a meno che non sia una sua scelta effettuare la segnalazione “in chiaro”. Il sistema, disponibile online, permette di gestire processi di segnalazione complessi e di configurare ruoli particolari, come il “Custode”. Con WHISTLETECH si rispettano gli obblighi della normativa con un portale molto semplice da usare e configurabile in base alle necessità.