La piattaforma per gestire il Whistleblowing
Con il termine “whistleblowing” si intende quel processo nel quale una persona rivela, in modo spontaneo e riservato, un illecito o un’irregolarità commessa all’interno di un’organizzazione dove lui è stato testimone (vedi qui). Il “whistleblower” (che si può tradurre come “segnalante”) può essere un dipendente ma anche una terza parte, come un fornitore o un cliente. Per gestire queste segnalazioni serve una soluzione software dedicata per il whistleblowing, un fondamentale strumento di compliance aziendale. WHISTLETECH è il servizio di X DataNet che permette alle aziende di gestire le segnalazioni in modo protetto ed efficace.
La nuova normativa italiana: come adeguarsi grazie a WHISTLETECH
In Italia la regolamentazione del whistleblowing è iniziata con la Legge 90/2012 per le segnalazioni di illeciti nelle organizzazioni pubbliche. La Legge 30 novembre 2017, n. 179 (qui l’approfondimento del Garante della Privacy) ha disciplinato la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità. Le segnalazioni di condotte illecite nel settore privato, legate al whistleblowing, sono state incluse anche al Modello 231 previsto dalla Legge 231/2001. Ulteriori disposizioni per la protezione della riservatezza dell’identità dell’informatore sono state introdotte nel 2018 per ottemperare al GDPR.
A novembre 2019 è stata pubblicata la Direttiva (UE) 2019/1937 sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (qui l’approfondimento del portale Agenda Digitale), che aveva l’obiettivo di garantire uno standard europeo per la tutela del whistleblowing. In Italia (come in tutti gli stati membri della UE), la EU Whistleblower Protection Directive è stata recepita con l’approvazione dell’apposito Decreto Legislativo dal Governo a marzo 2023, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 15 marzo 2023. Diviene quindi obbligatorio per il settore privato istituire procedure ad hoc per la segnalazione degli illeciti con scadenze precise, per evitare sanzioni.
Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 recita: “le segnalazioni sono effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale. Le segnalazioni interne in forma orale sono effettuate attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale”. X DataNet si attende che le linee guida ANAC, previste entro il 30 giugno 2023, chiariscano alcuni aspetti di interpretazione della norma. X DataNet è impegnata a mantenere il servizio WHISTLETECH completamente allineato ai requisiti normativi, in ogni aspetto.
WHISTLETECH, la soluzione per il Whistleblowing
Un sistema efficace di gestione del whistleblowing deve ottemperare alle disposizioni di legge per garantire la tutela della privacy sia del segnalatore che del segnalato. Una casella e-mail o un numero di telefono non sono sufficienti. WHISTLETECH è la soluzione online di X DataNet per il whistleblowing: un servizio che mette a disposizione di ogni azienda una piattaforma dedicata, semplice e pronta all’uso per la gestione di questi processi. L’intera attività di gestione della segnalazione avviene all’interno della piattaforma, tutelando la riservatezza e la protezione dei dati.
L’accesso alle informazioni è possibile solo per i responsabili individuati dall’organizzazione (OdV, RPCT, Compliance, Consulenti esterni incaricati ad-hoc e altri soggetti definiti). La piattaforma assicura la piena conformità alle normative applicabili in materia di whistleblowing, sia a livello italiano che europeo, e permette di utilizzare varie funzionalità.
Una gestione sicura e semplice del whistleblowing
WHISTLETECH permette di ottenere un accesso semplice ed immediato alla piattaforma online per inserimento della segnalazione. La piattaforma è utilizzabile online con qualsiasi dispositivo, anche mobile, e qualunque web browser. Per garantire la riservatezza del segnalante, il sistema genera un codice unico a 16 cifre associato alla segnalazione che prevede anche la possibilità di successivo utilizzo dello stesso da parte del segnalante per dialogare con l’organizzazione. La compilazione dei campi è effettuata con una procedura guidata, con facili step. Il software prevede anche la possibilità di prevedere un custode, che ha un ruolo di garanzia ad ulteriore tutela dell’identità del whistleblower.